Anleitung: Elternstunden Online melden

Vorraussetzungen

Ab dem Schuljahr 2017/2018 könnt ihr eure Elternarbeitszeit online melden.
Ja, das ging bisher auch, aber es gab für euch kein Feedback und keine Zusammenfassung über eure abgeleisteten Stunden. Das ändert sich nun, d.h. ihr bekommt deutlich mehr Transparenz und eine bessere Übersicht.

Jedes Kind bekommt eindeutige ID zugeteilt, damit wir Meldungen auch korrekt zuweisen können. Diese ID ist für das gesamte „Schulleben“ an unseren Schulen gültig – also auch bei einem eventuellen Übergang aus der Grundschule in die Realschule.

Seit dem Schuljahr 2017/2018 versenden wir diese IDs automatisch!

Auch für Quereinstieger während des Schuljahres werden diese über die Fördergemeinschaft versendet.

WIe melde ich Elternstunden?

Auf unserer neuen Web-Site gibt es im Bereich der Fördergemeinschaft ein Formular, mit dem ihr dann eure Stunden eintragen könnt:

  • Zunächst tragt ihr die ID des Kindes ein

  • Dann den Vor-/Nachnamen des Aktiven

  • Nun die E-Mail-Adresse des Aktiven (seit 2018/2019 kein Pflichtfeld mehr!) (an diese und an die hinterlegte Referenzadresse wird eine Bestätigung verschickt)

  • Datum der Aktivität

  • Art/Klassifikation der Aktivität

  • Aufwand in Stunden (in 0,5h Schritten)

  • kurze Beschreibung

Wie sieht die Rückmeldung aus?

Nachdem alle Pflichfelder ausgefüllt sind, könnt ihr das Formular absenden.

Anschließend seht ihr die Zusammenfassung der Daten, inkl. einer Auflistung der bisher gemeldeten Aktivitäten. Diese Übersicht geht auch per E-Mail an euch.

Solltet ihr keine Bestätigung per Mail bekommen, meldet euch bitte bei mms.dorsten@gmail.com.

Eine Meldung kann nur mit gültiger ID erfolgen, ansonsten kann der Knopf „Abschicken“ nicht angeklickt werden. Bitte beachtet auch, dass das Datum der Aktivität im aktuellen Schlujahr liegen muss.

Häufige Fragen

Warum brauche ich eine eindeutige ID um meine Stunden zu melden?

Wir müssen Meldungen eindeutig zuweisen können, um „Dreher“ in Namen oder Mail-Adressen und damit Zuordnungsprobleme zu vermeiden vergeben wir eindeutige Schüler-IDs. Das macht es für uns alle einfacher. Auch der Versand der Auflistung der akkumulierten Elternstunden an eine Referenz-Adresse ist so möglich. Die Registrierung erfolgt über die Fördergemeinschaft.

Wie bekomme ich eine eindeutige Schüler-ID?

Die Fördergemeinschaft vergibt die Schüler-IDs. Bitte wende dich an: info@foerdergemeinschaft-montessori-dorsten.de.


Was bedeutet die Fehlermeldung „Stammdaten konnten nicht gelesen werden“?

Um die Meldung von Elternstunden eindeutig zuordnen zu können, benötigen wir die eindeutige Schüler-ID. Wir schauen bei der Eingabe der ID, ob diese in unserer Datenbank existiert. In seltenen Fällen kann es sein, dass beim Laden des Formulars die Datenbank-Verbindung nicht korrekt aufgebaut wird. Durch Drücken der Taste F5 („Refresh“) ist das Problem behebbar.


Was passiert, wenn ich meine ID vergessen habe?

Wir haben einen Self Service für diesen Fall eingerichtet. Sollte dieser nicht funktionieren, und keine passende Schüler-ID, bitte eine kurze Nachricht an: mms.dorsten@gmail.com.

Wie werden Geschwister-Kinder „behandelt“?

Die Elternarbeitsstunden werden pro Familie „berechnet“, d.h. die Zahl erhöht sich nicht bei mehreren Kindern auf unseren Schulen. Aus Vereinfachungsgründen setzen wir bei einem Kind die Stunden auf die vereinbarte Zeit, bei allen weiteren Kindern auf 0 (NULL), so dass nur auf eine „aktive“ ID Stunden gemeldet werden müssen.


Benötige ich eine E-Mail-Adresse, um an dem Verfahren teilnehmen zu können?

Ja – für die Registrierung (siehe Schüler-ID) muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.


Kann man einen Kontoauszug über bereits geleistete Elternstunden abrufen?

Ja, das funktioniert über den Self Service mit der Schüler-ID.


Warum bekomme ich Fehler beim Datum? Datum liegt nicht im Schuljahr? Datum liegt in der Zukunft?

Wir sammeln und verwalten Elternstunden pro Schuljahr, d.h. wir prüfen, ob das Datum einer gemeldeten Aktivität im aktuellen Schuljahr liegt. Darüber hinaus können keine zukünftigen Aktivitäten gemeldet werden, daher lassen wir es nicht zu, eine Aktivität mit einem zukünftigen Datum nach dem tagesaktuellen Datum zu melden.

Also: Aktivitäten erst melden, nachdem sie durchgeführt wurden und nur für das aktuelle Schuljahr.


Warum kann ich das Formular nicht absenden, obwohl alle Felder ausgefüllt sind?

Stelle zunächst sicher, dass die Schüler-ID korrekt ist. Außerdem muss das Datum der Aktivität im aktuellen Schuljahr liegen.

Wieso habe ich keine Bestätigungsmail bekommen?

In der Regel sollte die Bestätigungsmail zeitnah ankommen. Wenn ihr einmal keine Mail bekommen solltet, kann es zu einem technischen Problem gekommen sein. Das bedeutet nicht automatisch, dass die Meldung nicht in unserer Datenbank gelandet ist.

Über den Self Service könnt ihr einen Kontoauszug zur Kontrolle anfordern. Wenn der Eintrag im Kontoauszug dann doch fehlt, ist er auch nicht in unserer Datenbank! In diesem Falle bitte noch einmal melden.

Sollte auch der Kontoauszug nicht ankommen, bitte mal im SPAM-Ordner nachsehen. Falls auch dort nichts liegt, kurz eine Mail an mms.dorsten@gmail und wir versuchen das Problem zu klären.


Kann ich Elternstunden auch anders melden?

Nein. Die Verwaltung der Elternarbeitsstunden ist sehr aufwändig, zur Entlastung aller haben wir jetzt das automatisierte Verfahren eingeführt. Wenn es trotzdem einen Grund geben sollte, dass ihr nicht über das Onlie-Formular melden könnt, wendet euch bitte an den Vorstand.


Wieso finde ich die meine Frage und die zugehörige Antwort hier nicht?

Möglicherweise, weil diese Frage bisher nicht aufgekommen ist. Wende dich an mms.dorsten@gmail.com.